Wednesday, 5 March 2008

Ret - Unidad 5 y 6.

Tema 5 - Grupos de trabajo

5.1 - El individuo y el grupo.

El hombre es un ser social y necesita mantener contactos, compartir conocimientos, experiencias... etç.

Existen unos factores de los que dependen las relaciones humanas en la empresa, estos factores son de dos tipos:

  • factores internos a la persona: Personalidad, actitudes, prejuicios, afectos.

  • factores externos a la persona: Tipos y tamaño de la empresa, organización de la empresa, grado de responsabilidad y participación en la empresa.

Características del grupo de trabajo:

  • Tienen sus miembros un fin y objetivo común.

  • Sus miembros se relacionan los unos con los otros, dependiendo recíprocamente.

  • Se relacionan con otros grupos como un solo cuerpo (grupo)

  • Cada miembro se siente parte del grupo.

  • Existe un espíritu de grupo (amistad, solaridad y no conflictos)

  • Disponen de medios propios.

Ventajas del grupo de trabajo:

  • Facilita la tarea.

  • Puede solucionar más rápidamente los problemas, al contar con diversos enfoques o puntos de vista.

  • El trabajo mejora en calidad.

  • Existe menos deterioro físico y mental de los trabajadores.

  • Aumenta la tolerancia hacia los demás.

  • Se aprende más rápidamente.

  • Se fomenta la creatividad.

Inconvenientes:

  • Se requiere mas tiempo.

  • Puede reducir el esfuerzo individual (holgazaneria social).

  • Se da tendencia a la conformidad, por el temor a ser marginado en el grupo a pensar y expresar otras ideas que el grupo no las comparte.


5.2 - Tipologias humanas o roles en el ámbito personal.

Papel conductor:

  • Le interesa la estrategia, el camino para llegar.

  • Fija metas.

  • Modera las reuniones/discusiones.

  • Evita las rencillas personales: <por encima de las pequeñas miserias cotidianas>.

  • Se compromete: <yo el primero>.

  • Anima al grupo: <eso es posible conseguirlo>.

  • <Todos somos responsables>

Papel orientado a la tarea:

  • Técnico en procesos.

  • Espíritu práctico: va al grano.

  • <Lo importante son los resultados>.

  • <Menos divagar y más cosas concretas>.

Papel orientado a cohesionar:

  • Anima las reuniones.

  • Proporciona <caricias> a la gente.

  • Armoniza grupos e intenta que todo el mundo participe.

  • Organiza eventos sociales.

  • Da noticias.

  • Se solidariza con los débiles del grupo.

Papel orientado a las agendas ocultas:

  • <Eso no puede funcionar>.

  • <Otras personas lo harían mejor>.

  • <Esta empresa es un desastre>.

  • <Los jefes son los jefes y están para fastidiarnos>.

  • <Otra vez el pesado de fulano>.

Las agendas ocultas son intereses en objetivos que no pueden ponerse encima de la mesa porque en el fondo son inconfesables.


5.3 - Tipos de grupos de trabajo.

Dimensión temporal:

  • Permanentes. Se encargan de la realizacón de las tareas habituales de la organización, es decir, de las actividades.

  • Temporales o grupos creados ad hoc. Realizan tareas de carácter temporal centradas fundamentalmente en actividades de desarrollo e innovación.

El grupo tiene una duración limitada y se disuelve una vez concluida su función.


Nivel de formalidad:

  • Formales. Previstos por la organización. Están orientados hacia sus objetivos y forman parte del organigrama.

  • Informales. Basados en relaciones espontáneas y orientados a la satisfacción de necesidades personales y sociales de sus componentes.


Finalidad para la que se crean los grupos:

  • Producción.

  • Solución de problemas particulares de la propia organización.

  • Resolución de conflictos.

  • Cambio y desarrollo organizacional.


Nivel jerárquico:

  • Diferenciación vertical. a) Directivos de planificación. b) Ejecutivos y mandos intermedios. c) Grupos de empleados y trabajadores no directivos, operarios y subordinados.

  • Diferenciación horizontal. a) Grupos que proporcionan servicios especializados, relativos a la producción o la investigación. b) Comités temporales.


5.4 - Fases de formación de los grupos.

Etapa primera o inicial: Al incorporarse a un grupo las personas sienten la inseguridad que produce el desconocimiento del entorno en que se encuentran. Cada miembro se integra con una serie de expectativas que podrán variar a medida que el grupo se desarrolle.

Etapa segunda o de conflicto: Comienzan a compararse los resultados obtenidos por el grupo con las expectativas individuales. Se pueden dar estados de descontento con respecto al trabajo con lo cual puede que algún miembro se aísle o que el grupo rechace.

Etapa tercera o de desarrollo: En el momento en que los resultados empiezan a ser satisfactorios van desapareciendo los sentimientos de descontento y aumentan los de integración.

Etapa cuarta o de trabajo. A partir de la etapa tercera el grupo empieza a ser autónomo y productivo, con lo que se pueden introducir variaciones en su desarrollo y aumentar las expectativas de éxito.


5.5 - Técnicas de actuación sobre grupos.

De control: Sirven para detectar la eficacia de los grupos (cuestionarios, entrevistas, observación directa sobre el grupo)

De dinámica de grupos: Sirven para aumentar la participación de los del grupo, pero también pueden servir para realizar reuniones de forma optima, para fomentar la creatividad, resolver conflictos, problemas o tomar decisiones.

  • Dramatización: Consiste en dramatizar una situación real en que los miembros del grupo asumen los papeles del caso. Después de la representación, el grupo comenta cuestiones como las reacciones o los sentimientos de los actores.

  • Phillips 66: Se utiliza para conseguir u gran número de ideas con grupos grandes en un corto espacio de tiempo, permitiendo que todos participen. Para ello se divide al grupo en equipos de seis minutos. Pasado este tiempo los coordinadores de cada grupo exponen sus conclusiones y se extrae una conclusión general.

  • Tormenta de ideas: Los miembros del grupo, ocho o diez personas exponen con absoluta libertad cualquier cosa que se les ocurra sobre un tema o problema, la única regla consiste en no hacer critica, se prefiere la cantidad a la calidad. Luego bajo la dirección de u moderador se selección las ideas que tengan calidad, originalidad, realismo, eficacia y que puedan llevarse a cabo.

  • Estudio de casos: Consiste en el análisis de una situación real que se presenta al grupo casi siempre por escrito o mediante una grabación. El caso se presenta a un colectivo de no más de doce personas y se entrega a cada participante para que lo estudie individualmente en un tiempo prefijado. Después se estudia la solución en grupos para extraer conclusiones y aplicables.

Otras técnicas son: La mesa redonda, el debate dirigido, la entrevista colectiva, el simposio.


Tema 6 - Reuniones. Concepto y elementos básicos.

6.1 & 6.2 - Concepto de caracteres y motivos.

Las reuniones son importantes para satisfacer la necesidad de contacto con los demás y facilitar la adhisioń e integracioń de las personas en grupos.

Motivos por los que se convocan reuniones en el ámbito laboral:

  • Solucionar problemas entre personas o grupos.

  • Recabar o transmitir información.

  • Fomentar el contacto entre trabajadores.

  • Generar ideas.

Caracteres de las reuniones:

  • Conjunto de personas.

  • Que tienen un tema común.

  • Reunidas en un espacio adecuado.

  • Durante un tiempo determinado.

  • Esta formada por unos pasos o procesos.


6.3 - Elementos que la forman.

Sujetos: Los que intervienen en las reuniones son partes activas de ellas, podemos diferencias entre quien convoca la reunión y las personas que acuden a la misma.

Objeto: Es el motivo por el que se organiza la reunión. Es el objetivo.

Tiempo: Hablamos tanto del momento en que se convoca la reunión como de la cantidad de tiempo que vamos a emplear en ella.

Lugar: El espacio físico donde se realiza, habrá que valorar la distancia física de los participantes hasta el lugar de reunión y las condiciones del lugar.


6.5 - Tipos de reuniones.

Segun el número de participantes: Reuniones pequeñas, reuniones grandes.

Segun su frecuencia: Reuniones esporádicas, reuniones de duración continuada.

Según su temática: Reuniones de información (ascendente, descendente, horizontal), reuniones para tomar decisiones.

Otro tipo de reuniones: Reuniones de solape entre el fin de una jornada y el comienzo de la siguiente, reuniones para lograr un equipo de trabajo.


6.6 - ¿Cómo se organiza una reunión?

Planificación:

  • Establecer los objetivos.

  • Valorar si es conveniente realizar la reunión o no en ese momento.

  • Tomar la decisión de realizar o no la reunión.

Preparación:

  • Concretar el programa de trabajo y preparar el orden del día junto con la convocatoria (sujeto, lugar, el tiempo, objeto).

  • Documentación a llevar o prepararla para integrarla.

Ejecución:

  • La ejecución de una reunión es la fase de desarrollo de la misma, el momento en que todos los convocado están juntos y se intenta lograr el objetivo de dicho encuentro.

  • Un buen coordinador deberá: Acoger a los participantes, presentar la cuestión, repartir la documentación, moderar, distribuir correctamente los asientos, presentar a los participantes, establecer y comunicar las reglas, poner sobre la mesa los datos o ideas, procurar que la reunión no decaiga y exigir conclusiones.

Resumen, registro y evaluación:

  • Esta fase busca dejar constancia de lo ocurrido en la reunión y valorar si se han cumplido los objetivos previstos.

  • Elaborar el acta de la reunión: Asistentes, temas tratados, posturas de las personas que han participado, acuerdos que se han adoptado, indicar quien se va a encargar de hacer o desarrollar los acuerdos tomados y las fechas para que se realicen y fecha de la próxima reunión si es necesaria.


6.7 - Recursos para preparar una reunión.

Económicos: Al preparar una reunión hay que pensar, que gastos se estiman y de donde se va obtener el dinero para sufragarlos.

  • Gastos: Pueden proceder de los propios recursos internos de la empresa o del grupo que convoca o también de recursos externos como subvenciones.

  • Ingresos: Es frecuente que en ciertos tipos se cobre una cuota de inscripción.

Humanos: En la preparación es importante controlar, dentro de lo posible, la participación de los asistentes o invitados para que no se encuentren los organizadores con una nula asistencia o masiva.

  • Asistentes.

  • Ponentes.

  • Responsables: Coordinador, moderador, secretario.

Técnicos: Es muy importante tener bien controlados todos los recursos técnicos que se van a usar para no tener imprevistos (usar un registro de control).

  • Ordenador, pizarra, cañón, mobiliario, videoconferencia.

Disponibilidad del lugar: Se elige en función del número de asistentes a la reunión y según los medios de los que los organizadores disponen.

  • Disposición en circulo y elipse, en forma de rectángulo, en forma de V.


6.8 - Comportamiento y carácter de los participantes.

Hay 3 tipos posibles tipos de aptitudes de los asistentes.

  • Forma activa (Es positiva pero puede hacer lenta la reunión).

  • Forma pasiva (No participan los asistentes (el moderador potencia la intervención)).

  • Forma negativa (Son egoístas).