Tuesday, 29 April 2008

Tema 7 - Fundamento y contenido de la negociación.

7.1 Los procesos de negociación. A. Definición. La negociación es un proceso que desarrollan varios sujetos por medio del cual intentan llegar a un acuerdo respecto a un tema o cuestión sobre el que tienen posiciones diferentes. Notas esenciales de los procesos negociadores:
  1. Busca la solución de conflictos de forma pacífica.
  2. Usa el diálogo como instrumento básico para llegar a un acuerdo.
B. Tipos de negociación. Si nos fijamos en el número de partes que intervienen en el proceso, la negociación será:
  • Bilateral, si sólo intervienen dos partes.
  • Multilateral, si intervienen más de dos partes.
Si tenemos en cuenta la estrategia que se utilice, la negociación puede ser:
  • De competición o distributiva, cuando la negociación se desarrolla como una confrontación de poder.
  • De cooperación o integradora, si se afronta como un proceso en el que ambas partes tienen que conseguir beneficios.
  • Mixta, si se combinan ambos tipos de negociación.
Si tenemos en cuenta quién se sienta en la mesa de negociación, podemos distinguir entre:
  • La negociación que realizan las personas directamente implicadas en el asunto.
  • La negociación que se realiza por delegación o representación.
Las negociaciones se desarrollan en todos los aspectos de la vida. Por ello, junto a la propiamente empresarial se puede distinguir entre:
  • Negociación política o internacional. Suele ser llevada a cabo por expertos en política o relaciones internacionales.
  • Negociación comercial. Es la más frecuente y quizá la más cercana para todos, puesto que intervenimos en ella constantemente.
  • Negociación laboral. Es la negociación que se realiza en las empresas entre los trabajadores y los empresarios. Este tipo de negociación permite establecer las condiciones de trabajo que van a tener los trabajadores en las empresas.
7.2 Componentes de los procesos negociadores. Se denominan sujetos de la negociación a las personas que debaten sobre un asunto. Es muy frecuente en la negociación el llamado fenómeno de la delegación. Fines de la delegación:
  • Permitir que el acuerdo sea tomado por personas expertas en el objeto de la negociación. Así las posibilidades de éxito son mayores.
  • Reducir el número de personas que participan en los procesos. Una misma persona puede representar a mucha gente.
El objeto de la negociación es la cuestión sobre la que las partes pretenden obtener una posición común. La controversia es el asunto sobre el que las partes tienen posiciones u opiniones diferentes. La negociación puede concluir de dos maneras diferentes: bien con un acuerdo o bien sin él. Los acuerdos pueden documentarse por escrito. La documentación del acuerdo puede adoptar, entre otras, la forma de contrato escrito o convenio, y de tratado, el tratado es también un documento en el que se hacen constar los acuerdos tomados. 7.3 Principales factores que influyen en la negociación. Entre los factores personales o internos podemos citar: la formación, la capacidad de diálogo y la intuición.
  • Las empresas requieren trabajadores que además de ser excelentes profesionales en su campo específico, posean ciertas habilidades sociales. Un sujeto será buen negociador si además de estar bien formado posee aptitudes negociadoras.
  • Dialogar supone conversar de manera empática.
  • La intuición es la capacidad que tiene un sujeto de anticipar ideas, sentimientos, o acontecimientos que pueden ocurrir. Puede ser sustituida en algunas personas por una gran agilidad mental para desarrollar razonamientos lógico-mentales que ayudan a anticiparlas posturas de los demás negociadores.
Entre los factores externos a los sujetos negociadores nos encontramos con:
  • La información que haya sido capaz de conseguir cada parte será decisiva en el proceso.
  • El grado de dominio que pueda imponer una parte sobre la otra u otras.
  • El grado de dependencia o independencia respecto al objeto sobre el que se negocia, cuando una de las partes negocia con la necesidad de lograr de forma imperiosa un objetivo buscará una solución lo más rápida posible.
  • El entorno en el que se realiza la negociación, incluye las condiciones sociales, políticas, económicas o legislativas que pueden influir en muchos procesos.
  • Los expertos en negociación suelen referirse al tiempo de que se dispone para lograr un acuerdo, disponer de mucho tiempo puede alargar la negociación de manera indefinida hasta cansar a las partes; por otro lado, disponer de poco tiempo puede dar como resultado acuerdos no satisfactorios.
7.4 Aspectos que se deben tener en cuenta en el inicio de una negociación. La forma. En cuanto a la forma, siempre debemos recordar que:
  • Conviene negociar con quienes tengan capacidad de decisión sobre el objeto en cuestión.
  • Debemos tomarnos nuestro tiempo, tanto para preparar como para prosponer decisiones, no debemos consentir que nos avasallen, conseguir el equilibrio es difícil, pero no imposible.
  • Tenemos que crear un clima de confianza.
El fondo. En cuanto al fondo, conviene no olvidar que:
  • Hay que conocer el objetivo concreto.
  • Debemos tener clara nuestra postura y distinguir qué es lo irrenunciable y a qué se puede renunciar.
  • Tenemos que hacer alguna concesión al principio, crear un clima amistoso.
  • Conviene ser flexible en ocasiones.
  • Es necesario recopilar datos sobre los interlocutores para poder anticipar sus posturas.
  • No olvidemos que lo importante son los acuerdos, el objeto no es buscar el enfrentamiento.
7.5 Etapas del proceso de negociación. Los procesos negociadores requieren una serie de pasos planeados y ordenados cronológicamente. A. fase de preparación de la plataforma. No podemos enfrentarnos a una negociación sin un estudio previo de los que hay que hacer.
  • El objetivo que queremos conseguir, su viabilidad y su dificultad. No deben imponerse metas imposible. Los expertos señalan respecto a los objetivos, lo siguiente:
    • Deben ser claros, que no permitan la posibilidad de hacer dobles interpretaciones.
    • Deben delimitarse los objetivos que romperían la negociación.
    • Conviene jerarquizar los objetivos.
    • La recopilación de información sobre la parte contraria, hay que pensar qué objetivos se plantea lograr la parte contraria y la estrategia que puede utilizar.
Los negociadores deberán pensar en lo siguiente:
  • Los medios con los que cuentan para desarrollar el proceso con éxito.
  • La estrategia que se va a utilizar.
  • Fijar el calendario de reuniones que tendrán lugar en la negociación, así como elegir el sitio físico.
B. Fase de discusión. Conocimiento de las partes.
  • Es frecuente que en esta etapa no se muestre toda la información que se posee, puede ser útil jugar una buena carta un poco más adelante. Tendremos que estar especialmente atentos a lo que nos dicen.
Etapa de discusión propiamente dicha.
  • En esta fase las partes intercambian opiniones e ideas sobre sus demandas. Una vez que cada parte ha expuesto sus posturas, tratarán de acercar sus respectivos objetivos. Se trata de una fase muy delicada, cada parte deberá defenderse con argumentos sólidos. Para no romper el clima de cordialidad será conveniente señalar aquello que beneficia a ambas partes.
C. Fase de acercamiento de posturas o intercambio. En esta etapa el proceso negociador, las partes deberán empezar a acercar posturas, puesto que ya saben cuáles son los objetivos que pretende conseguir cada negociador, con vistas a lograr un acuerdo que satisfaga a todos. D. Fase de cierre. No conviene prolongar en el tiempo esta etapa del proceso, puesto que puede provocar la sensación de que no se desea obtener un acuerdo que satisfaga a todos. La negociación acabará sin acuerdo si se rompe el proceso, o bien con un acuerdo. Las partes plasman en un acta todos los acuerdos que se han tomado. 7.6 Actitudes psicología de un buen negociador. Respecto al tiempo:
  • Ser puntual
  • Aprovechar al máximo el tiempo de las reuniones no discutiendo por cosas que no son esenciales.
Respecto al lenguaje:
  • Hablar con corrección y propiedad tratando respetuosamente a nuestros interlocutores.
  • Si una de las partes no habla nuestra lengua utilizar un traductor.
  • Cuidar el lenguaje no verbal, pues los gestos son tan importantes como las palabras para hacer que la gente se sienta a gusto.
  • Exponer claramente nuestras posiciones.
Otras actitudes a tener en cuenta son:
  • Ser flexibles si queremos llegar a un acuerdo.
  • Intentar no transmitir nervios y ser pacientes.
  • Escuchar las opiniones de las personas con las que negociemos.
La personalidad influye en los procesos, los tipos más característicos de personalidades.
  • Autoritario: Tendera a imponer sus opiniones e intentará conseguir todos sus objetivos. Asumirá la negociación como un proceso de competición en el que necesita ganar siempre. Si no consigue todos sus objetivos puede sentir frustración al pensar que ha sido un fracaso.
  • Desconfiado: Negocia como si le tendieran trampas. Necesita comprobar cada dato que le contraparte aporte en el diálogo. Esta desconfianza puede atrasar las decisiones y hacer que el proceso se prolongue innecesariamente.
  • Confiado: Puede darse una postura completamente contraria a la anterior, ya que el exceso de confianza puede provocar una situación en la que, fiándose de todo, renuncie a aspectos esenciales a los que otro negociador con distinta personalidad nunca cedería.
  • Conciliador: El negociador conciliador utilizará el intercambio de opiniones y el diálogo como base del proceso. Afronta la negociación como un todos ganan. Tratará de conseguir sus objetivos pero entendiendo que esto le llevara a ceder en ocasiones, pero creará un clima de concordia y confianza e intentará que nadie se sienta de derrotado. Con personas conciliadoras, las negociaciones suelen discurrir con fluidez.
  • Asertivo: Este tipo de negociador defiende su postura, opiniones, objetivos y derechos, pero sin agredir al resto de los negociadores.
7.7 Estrategias de negociación. A. La estrategia como base del éxito La estrategia como la postura que asume una parte en el proceso negociador para lograr un buen resultado. Si las partes entienden que una negociación es un proceso en el que se enfrentan a adversarios, la actitud que tendrán en el proceso será netamente defensiva. Un proceso con los siguientes caracteres:
  • Los sujetos viven el proceso como una lucha.
  • En la lucha, cada parte intentará lograr el máximo éxito para sí misma sin preocuparse por el resultado.
  • Se utilizará una comunicación agresiva y medios poco tolerantes, especialmente cuando una de las partes tenga mucho poder.
  • La consecuencia lógica de lo anteriormente expuesto es que una parte sentirá un triunfo.
Esta actitud se conoce como estrategia distributiva o de competición. Si por el contrario las partes entienden que la negociación es un proceso que debe beneficiar a todos, tendrán una actitud muy cooperativa.
  • Los sujetos que intervienen viven el proceso como una situación en la que todos tienen que colaborar.
  • Cada parte será consciente de que tendrá que ceder algo a cambio de conseguir los objetivos.
  • Se utilizará una comunicación asertiva y medios tolerantes.
  • La consecuencia lógica de todo lo expuesto es que ninguno de los sujetos que intervienen en el proceso se sienten derrotados.
Esta actitud se conoce como estrategia integradora o de cooperación. Junto a las dos actitudes extremas se encuentra una tercera que integra parte de cada postura, se llama actitud o estrategia mixta. La elección de la estrategia a utilizar puede depender de múltiples factores; entre ellos podemos citar:
  • La psicología de las personas que participen en el proceso.
  • El poder que tenga cada parte.
  • La etapa en la que se encuentre el propio proceso negociador.
B. Las tácticas negociadoras Si la estrategia es la actitud general y la táctica es el medio o la acción concreta que va a utilizar puntualmente. Una vez que nos disponemos a negociar, puede ayudarnos a potenciar el efecto de nuestra estrategia el uso de las siguientes tácticas:
  • El número de participantes en una negociación es fundamental. Un grupo muy numeroso puede bloquear los procesos.
  • Elegir el lugar adecuado para la negociación.
  • Fijar las fechas adecuadas en las que todos los sujetos implicados puedan participar.
  • Respecto al inicio de la negociación debemos saber:
    • Mantener posturas poco flexibles puede generar en la parte contraria una actitud defensiva.
    • Ser el primero en hablar en el proceso puede ayuda a manifestar la actitud que se tiene y la postura ante el tema.
  • El logro de unos acuerdos que satisfagan a las partes suele requerir varias sesiones de negociación.
  • Al finalizar una sesión se deberá fijar el día y la fecha de la siguiente.
  • Utilizar estrategias de comunicación asertiva que puedan ayudar.
  • Conviene pensar bien las contraofertas.
  • Si algún sujeto dispone de informaciones que pueden ayudar a dirigir el curso de la negociación en uno u otro sentido convendrá utilizarlas cuando resulte más provechoso.
  • Los acuerdos parciales pueden modificarse a lo largo del proceso hasta que se firme el acuerdo final.
  • Cuando la decisión que ha de tomarse es de vital importancia puede pararse la negociación para consultar con expertos o con los representados.
Tácticas cuando la negociación llega a un punto conflictivo:
  • No abandonar nunca la negociación cuando de ella se deriva un sentimiento de frustración.
  • Hacer ver las consecuencias que para todos va a tener la decisión que una parte pretende imponer.
  • No usar amenazas.
  • Negociar siempre aunque una de las partes esté en condiciones de ganar.